Waarom jouw emails in de spam belanden door een fout in je emailhandtekening

Laatst hielp ik een klant met een zeer frustrerend probleem: hun e-mails die ze stuurden vanuit Outlook kwamen rechtstreeks in de spambox van de klant. Ze hadden al van alles geprobeerd, beginnend met alle standaardtips online. Hun ICT-partner had zelfs allerlei technische instellingen gecontroleerd zoals SPF-records, DKIM-handtekening en zelfs DMARC was netjes ingesteld. Technisch gezien leek alles in orde, maar toch bleef de mail in de spam hangen.

Toen ik met ze meekeek, viel me iets op. Het was zo'n detail waar je snel overheen kijkt, maar waar spamfilters streng op kunnen zijn. Omdat ik deze ervaring graag deel zodat anderen dit probleem sneller herkennen en oplossen, heb ik besloten dit artikel te schrijven.

De oorzaak: een simpele 'http://'

Bij het analyseren van de situatie viel mij iets op: in de e-mailhandtekening van alle medewerkers stond een link naar de website, beginnend met http:// in plaats van https://. Op het eerste gezicht lijkt dat onschuldig, maar spamfilters zijn hier niet zo vergevingsgezind. Een niet-beveiligde URL in een e-mailhandtekening kan als verdacht worden gezien en een bijdrage leveren aan de totale spamscore van de e-mail.

Eerst een snelle test: zonder handtekening verzenden

Om dit te testen, adviseerde ik de klant eerst een e-mail te sturen zonder hun emailhandtekening. En ja hoor, ineens kwamen de e-mails wél netjes in de inbox terecht! Het probleem zat hem in de emailhandtekening en mijn theorie dat het aan de URL van de website zou kunnen liggen, leek steeds aannemelijker.

De oplossing: een kleine aanpassing, groot effect

De oplossing bleek veel eenvoudiger dan gedacht. We hebben bij alle medewerkers de URL in de emailhandtekening aangepast naar https://, zodat deze voldeed aan moderne beveiligingsstandaarden. En het resultaat? De emails kwamen weer keurig in de inbox terecht.

Wat kun jij doen?

Denk jij dat jouw e-mails onterecht in de spam belanden? Volg dan deze stappen:

1. Controleer je e-mailhandtekening – Kijk of daar een http:// link in staat in plaats van https://.

2. Test zonder handtekening – Stuur een e-mail zonder handtekening en kijk of deze beter aankomt.

3. Update je handtekening – Pas de URL in je handtekening aan naar https:// en zorg dat dit bij alle medewerkers wordt doorgevoerd.

4. Gebruik een e-mailheader-checker – Tools zoals MXToolbox kunnen je helpen om te zien welke factoren je e-mails mogelijk als spam markeren.

Kleine details, grote impact

Dit verhaal laat zien hoe een kleine fout in een e-mailhandtekening grote gevolgen kan hebben voor je e-maildeliverability (hoe ze dit technisch noemen). Het onderstreept hoe belangrijk het is om niet alleen naar de grote technische instellingen te kijken, maar ook naar de details die vaak over het hoofd worden gezien.