U bevindt zich hier: Home » Blog » Hoe kan ik WhatsApp zakelijk inzetten?

Hoe kan ik WhatsApp zakelijk inzetten?

Geschreven door | Geplaatst op 02-09-2016 door Hoe kan ik WhatsApp zakelijk inzetten? WhatsApp heeft in Nederland maar liefst 9,8 miljoen gebruikers en per dag worden er 42 miljard berichten gestuurd en het heeft het sms’en bijna vervangen, maar nu is de vraag welke mogelijkheden het voor jou bedrijf kan hebben.

Het feit dat WhatsApp erg populair is bij mensen van alle leeftijden is wel duidelijk, maar het makkelijke aan WhatsApp is dat het gratis is en je er niet veel voor nodig hebt: 1 smartphone, 1 simkaart en connectie met het internet. Als u er over nadenk om WhatsApp voor uw bedrijf te gebruiken zijn er een paar belangrijke punten waar u rekening mee moet houden.

In dit bericht vindt u informatie over:


Welke bedrijven maken al zakelijk gebruik van WhatsApp?

Vliegtuigmaatschappijen
Vliegtuigmaatschappijen zetten WhatsApp vooral in voor klanten service. Als een klant al een reis heeft geboekt maar op het laatste moment nog een vraag heeft over zijn handbagage dan kan hij gewoon een WhatsApp bericht sturen. Vliegmaatschappijen die gebruik maken van WhatsApp zijn Transavia en KLM

Gemeenten
Gemeenten beginnen langzaam ook gebruik te maken van WhatsApp voor klantenservice en het regelen van afspraken. Als mensen een vraag hebben waar ze niet per se naar het gemeente huis willen gaan kunnen ze het gewoon via WhatsApp vragen. Gemeenten die al gebruik maken van WhatsApp zijn de gemeente Tilburg, de gemeente Utrecht en de gemeente Terneuzen.

Kleding winkels
Als je van plan bent om een nieuw shirt te kopen maar je weet de openingstijden niet of je wil weten of je bestelling al is binnen gekomen? Verstuur gewoon een WhatsApp bericht! Veel kledingwinkels maken al gebruik van WhatsApp voor het beantwoorden van vragen. Zalando, Outfittery, Suitsupply, Bijenkorf en Wehkamp maken al gebruik van WhatsApp.

Waarom zou ik WhatsApp zakelijk gebruiken?

Een van de belangrijkste redenen waarom WhatsApp gunstig kan zijn voor uw bedrijf is het aantal gebruikers. Mensen kunnen vandaag de dag bijna niet zonder WhatsApp. Er zijn geen grote kosten verbonden aan het gebruiken van WhatsApp dus er is niet veel dat iemand tegenhoud om WhatsApp te gebruiken. WhatsApp zorgt ervoor dat er snel en makkelijk berichten en foto’s verstuurd kunnen worden, Als een klant een vraag heeft kan hij een bericht met het probleem sturen en bijvoorbeeld een bijbehorende foto die het probleem verder uitlegt of als een probleem is met een project kunt u dat direct aan een klant doorgeven. Privacy speelt ook een grote rol bij WhatsApp omdat klanten vaak hun probleem niet met veel mensen willen delen, daarom zijn de 1 op 1 gesprekken van WhatsApp een goede manier om met een klant te communiceren.

Samenvattend hier zijn de voordelen:

  1. Veel gebruikers
  2. Lage kosten
  3. Snel berichten en foto’s versturen
  4. de mogelijkheid om groepsgesprekken aan te maken
  5. je kunt via WhatsApp bellen en gesproken berichten achterlaten
  6. het is makkelijk om je berichten op een ander apparaat over te zetten
  7. je kunt volledige gesprekken e-mailen
  8. te gebruiken op meerdere media, pc, tablet en mobiel, voor zowel u als u klant

Kan ik mijn klant een automatisch bericht terug sturen?

Het is niet mogelijk om een klant volledig automatisch iets te sturen zoals een bericht dat aangeeft dat zijn/haar bericht is ontvangen en dadelijk wordt geholpen. Er is wel een goed alternatief dat alleen werkt op telefoons. Je telefoon heeft namelijk een functie genaamd “Auto correct”, wat dat doet is het automatisch vervangen van berichten. De hoofdreden waarom deze functie is gemaakt is om typ fouten weg te halen, dus als u “Hius” typt veranderd Auto correct het in “Huis”. U kunt ook instellen welk woord Auto correct moet vervangen met welk woord. U kunt hiermee welkomst berichten maken, u kunt bijvoorbeeld Auto correct zo instellen dat als je R14 typt dat het wordt vervangen door “Wij hebben uw bericht ontvangen, u wordt zo snel mogelijk geholpen.”.

Wat is belangrijk om te weten als ik WhatsApp zakelijk wil inzetten

Hoe snel moet ik op een WhatsApp bericht reageren? (Response tijd)
Response tijd is de tijd die tussen het ontvangen van een bericht zit en het antwoorden daarvan. Het is belangrijk dat u aangeeft wat de gemiddelde response tijd is zodat klanten daar rekening mee kunnen houden. De response tijd schaalt omhoog door de grootte va uw bedrijf maar ook door het aantal klanten dat u via WhatsApp probeert te bereiken. Het is natuurlijk belangrijk om zo snel mogelijk te kunnen reageren. De response tijden kunnen omhoog schalen van 5 minuten tot een half uur.

Is uw doelgroep klaar voor WhatsApp?
Het is belangrijk om te weten wat uw doelgroep is, WhatsApp wordt voornamelijk gebruikt door mensen tussen de 18 en 39 jaar



Voor oudere mensen is het vaak lastig om WhatsApp te leren en ze hebben vaak moeite met het typen van langere berichten. Mensen gebruiken WhatsApp liever dan dat ze iemand bellen omdat WhatsApp sneller is, minder kost en omdat ze de berichten terug kunnen lezen. Als je opeens iets bedenkt dat je moet doorgeven aan een bedrijf is het makkelijker om even snel een WhatsApp bericht te sturen dan het bedrijf bellen voor een gesprek van 1 minuut. Het feit dat je via WhatsApp foto’s kan sturen kan erg helpen met het oplossen van problemen.

Hoe & waar kan ik WhatsApp zakelijk gebruiken

WhatsApp heeft verschillende mogelijkheden voor het verzenden van berichten. Er is natuurlijk de telefoon app die we allemaal kennen die gratis te downloaden is in de App Store/Play Store. Er is ook de mogelijkheid om WhatsApp op je computer te gebruiken doormiddel van WhatsApp Web of de WhatsApp desktop app. Het is met een omweg ook mogelijk om WhatsApp te kunnen gebruiken op je tablet.

2. WhatsApp gebruiken via de browser met Web WhatsApp
Het is mogelijk WhatsApp op je pc te gebruiken, dan moet je je telefoon verbinden met web WhatsApp. Je doet dat door naar https://web.whatsapp.com te gaan. Je ziet dan een QR code die je met je telefoon kan scannen.



Dat doe je door je WhatsApp te openen, rechts bovenin op het menu te klikken en dan WhatsApp Web te selecteren.



Zodra je de QR code hebt gescand wordt je ingelogd op je WhatsApp. Je kunt er voor kiezen om notificaties te krijgen als je een bericht binnen krijgt.



Let op dat je telefoon wel verbonden moet zijn met het internet om gebruik te kunnen maken van Web WhatsApp.

3. Kan ik WhatsApp gebruiken op mijn tablet?
Ja, maar je kunt niet gebruik maken van de officiële app. Je moet dezelfde stappen volgen die hierboven staan er is maar een ding waar je rekening mee moet houden -Android tablet: Wanneer je op de site komt moet je rechts bovenin op het menu klikken en dan klik je op “verzoek Desktop website”.



-IPad: Als je de website met Safari opent houd je de refresh knop ingedrukt op de website adres balk, daarna komt er een optie voor “verzoek Desktop website”, klik daar op. Als je de website met Google Chrome opent volg dan de stappen voor Android tablet. Let op, als je WhatsApp web op je tablet gebruikt krijg je geen push berichten wanneer iemand u een bericht stuurt, dus u kunt niet zien wanneer u een bericht binnen krijgt als u uw browser gesloten heeft.

Waar moet ik op letten als ik WhatsApp zakelijk gebruik

1. Vind een goede balans tussen zakelijk en vriendelijke communicatie.
Het is natuurlijk belangrijk om de klant thuis te laten voelen maar zorg er ook voor dat de berichten zakelijk en duidelijk blijven en niet vol staan met smiley’s ;) .

2. Wees geduldig bij een zakelijke WhatsApp chatsessie.
Met de toevoeging van de blauwe vinkjes in WhatsApp kunnen mensen zien of je hun bericht al hebt gelezen. Probeer geen bericht te forceren door te blijven doorpraten.

3. Juiste manier van WhatsApp berichten sturen, gebruik enter, niet zend
Als je bij WhatsApp op je smartphone op enter drukt wordt je bericht nog niet verzonden, je begint een nieuwe regel, dit geldt weliswaar niet voor WhatsApp voor pc. Voor klanten is het vaak fijner om alle informatie in een bericht te ontvangen in plaats van 5 korte berichtjes.

4. Juiste zinsbouw
WhatsApp mag dan wel geen geschreven brief zijn maar het juiste gebruik van punten, komma’s en hoofdletters wordt altijd gewaardeerd.

Waarom is WhatsApp beter dan een chat programma?

Het is niet raar dat u zich afvraagt of het gebruiken van een chat programma op uw website niet beter is dan het gebruiken van WhatsApp. De kans is groot dat uw klant al bekend is met WhatsApp en het al op dagelijkse basis gebruikt. Als u besluit gebruik te maken van een chat programma op uw website verplicht u uw klant om achter de computer te blijven zitten en te wachten totdat u iets terug typt. Als u gebruik maakt van WhatsApp kan uw klant u een bericht sturen en gewoon verdergaan waarmee hij of zij bezig was. Het is ook fijn voor de klant om via WhatsApp te communiceren omdat ze dan nergens in te hoeven loggen, uw telefoon nummer bij de hand hebben en snel kunnen kijken of u al een bericht terug heeft gestuurd. WhatsApp heeft ook de mogelijkheid om groepsgesprekken aan te maken, dit kan gebruikt worden om bijvoorbeeld grotere groepen aan te spreken.

Als om een of andere reden het chatten niet werkt kunt u via WhatsApp ook bellen of een gesproken bericht versturen, let op dat je met het internet verbonden moet zijn om via WhatsApp te kunnen bellen. WhatsApp bied ook de mogelijkheid om volledige gesprekken te e-mailen, dit kan erg handig zijn voor bijvoorbeeld een helpdesk zodat je alle klachten precies kan nalezen. U kunt gemakkelijk een back-up maken van uw WhatsApp berichten, daardoor is het makkelijk om uw berichten over te zetten op bijvoorbeeld een nieuwe telefoon. Sociale media’s zoals Facebook en Twitter hebben sinds kort een WhatsApp deelknop, deze knop zorgt ervoor dat de info van de website gedeeld wordt via WhatsApp. Het blijkt dat mensen hier vaker op klikken dan bijvoorbeeld op de Twitter-deelknop. De chat-dienst verspreidt zich dus meer en meer onder het publiek.

Samenvattend hier zijn de voordelen van WhatsApp over een chatprogramma:

  1. gratis in gebruik
  2. te gebruiken op meerdere media, pc, tablet en mobiel, voor zowel u als u klant
  3. gemakkelijk foto’s, video’s of documenten delen
  4. u kunt op een later tijdstip de klant via WhatsApp opvolgen om te kijken of de vraag op lange termijn ook opgelost is.
  5. sociale media zoals facebook en twitter hebben een WhatsApp-deelknop.
  6. de mogelijkheid om groepsgesprekken aan te maken
  7. je kunt via WhatsApp bellen en gesproken berichten achterlaten
  8. het is makkelijk om je berichten op een ander apparaat over te zetten
  9. je kunt volledige gesprekken e-mailen

Whatsapp chatberichten beheren met groepen & archiveren

Naarmate er meer klanten u via WhatsApp bereiken wordt het steeds moeilijker om uw contacten lijst overzichtelijk te houden. Om uw contacten lijst er wat netter uit te laten zien kunt u 2 dingen doen: afgeronde gesprekken verwijderen of als u de gesprekken niet kwijt wilt maar ze gewoon niet meer nodig heeft kunt u ze archiveren. Als u gesprekken archiveert worden ze niet meer bovenaan weergegeven in uw gesprekken lijst, op de mobiele versie van WhatsApp worden ze onderaan uw gesprekken lijst weergegeven onder een kopje “Gearchiveerde chats” en op de desktop versie staan ze onder: Menu – Gearchiveerd. Dit kunt u gebruiken door de klanten die zijn afgerond te archiveren zodat u alleen de klanten in behandeling in uw gesprekken lijst heeft staan. Het is niet verstandig om gesprekken op te delen in groepsgesprekken waarbij u een gesprek “afgeronde klanten” noemt en de andere “Klanten in behandeling” omdat de klant daar zelf een bericht van krijgt en zelf uit de groep kan stappen of berichten in die groep kan sturen.

Hoe archiveer ik mijn WhatsApp gesprekken?
Op PC:
Stap 1: Als u uw muis over een gesprek houd komt er rechtsonderin het gesprek blok een pijltje naar beneden, klik hierop
Stap 2: Als u op het pijltje klikt krijgt u een menu, bovenaan staat “Chat archiveren”

Op mobiel:
Stap 1: Houd uw vinger ingedrukt op een gespreks blok, daarna komt er bovenaan het scherm een aantal knoppen tevoorschijn.
Stap 2: Het tweede icoontje van rechts is een blokje met een pijltje naar beneden, als u hierop klikt dan wordt het gekozen gesprek gearchiveerd.

Kan ik WhatsApp gebruiken op meerdere apparaten met een dubbele simkaart?

Nee dit kan niet omdat WhatsApp maar actief kan zijn op een telefoon tegelijk. Het is ook door WhatsApp zelf vermeldt dat: “Je WhatsApp account kan alleen worden geverifieerd met één nummer op één apparaat. Mocht je een Dual SIM telefoon hebben moet je kiezen welk telefoonnummer je verifieert bij WhatsApp”.

Dit is wat WhatsApp er zelf van zegt
https://www.whatsapp.com/faq/nl/general/21009863

Er gaan geruchten dat dit wel kan via apps van derde partijen en onofficiële software. Het is niet bekend hoe betrouwbaar deze software is. WhatsApp is ook bezig met het blokkeren van software van derde partijen voor WhatsApp.



Hoe start je met het gebruiken van WhatsApp voor je bedrijf?

De dingen die je nodig hebt om whatsapp te gebruiken zijn: 1 telefoon, 1 sim kaart en verbinding met het internet, maar om volledig klaar te zijn om whatsapp zakelijk te gebruiken zijn er nog een paar andere dingen die moeten gebeuren.

1. Profiel foto
Klanten kunnen uw profiel foto zien in hun WhatsApp contacten lijst en tijden het chatten. We raden aan om het logo van uw bedrijf te gebruiken omdat dat goed herkenbaar is op een kleine grote.

2. WhatsApp Status
Je status wordt weergegeven bij je WhatsApp profiel, hier kun je bijvoorbeeld laten zien dat je bezig of niet beschikbaar bent. Dit kan handig zijn voor een klant die u al heeft toegevoegd maar de openings tijden van uw WhatsApp service is vergeten. U kunt hier ook eventueel de openingstijden van uw WhatsApp service neerzetten. Hou er wel rekening mee dat mensen niet direct uw status kunnen zien, ze moeten eerst naar uw profiel gaan.

3. Klanten in groepen verdelen
Je kunt op WhatsApp je contacten in groepen verdelen. Dit is vooral handig wanneer u meerdere klanten krijgt en alles geordend wilt houden. U kunt bijvoorbeeld uw klanten indelen in 2 groepen: Afgerond en doorgaand. it kunt u op 2 manieren doen: Door een groepsgesprek aan te maken of door een verzendlijst te maken. Als u ervoor kiest om een groepsgesprek aan te maken kunt u een nieuwe groep aanmaken, daar de gewenste contacten indoen en deze een bijbehorende naam te geven. Deze manier is niet ideaal omdat de klanten een bericht binnenkrijgen die zegt dat ze zijn toegevoegd in een groep genaamd “Klanten afgerond” met 20 andere mensen die ze niet kennen en ze kunnen zelf uit de groep stappen wanneer ze willen. Als u ervoor kiest om een verzendlijst aan te maken kunt u de gewenste contacten toevoegen aan de lijst en deze een bijbehorende naam en/of een gewenste afbeelding geven. Als u dan contact op wil nemen met een klant kunt die de lijst openen en de gewenste contact uit de lijst selecteren. Het voordeel hiervan is dat de klant geen melding krijgt dat ze zijn toegevoegd aan een verzendlijst, de verzendlijst wordt weergegeven tussen uw Whatsapp gesprekken.

End to End encryptie, wat houd deze beveiliging in en waarom is het belangrijk?

De end to end encryptie van WhatsApp houdt in dat alleen u en de persoon waarmee u aan het appen bent de berichten kunnen lezen. Dit zorgt ervoor dat zelfs Facebook, de eigenaar van WhatsApp, niet mee kan kijken. Dit voorkomt dat persoonlijke informatie doorverkocht kan worden aan andere bedrijven. Hierdoor is berichten sturen via WhatsApp erg veilig.

Wat zijn de nadelen van WhatsApp zakelijk inzetten?

Het zakelijk gebruik van WhatsApp heeft natuurlijk ook een paar nadelen.

  • Je kunt geen berichten ontvangen zonder internet verbinding en WhatsApp geeft niet aan dat je geen verbinding meer hebt.
  • Omdat het zo makkelijk is om een bericht te versturen via WhatsApp kan het ook erg afleidend werken.
  • WhatsApp is niet eigendom van uw bedrijf dus er kunnen updates komen waar u niet volledig tevreden mee bent. Er kunnen functies bijkomen die u niet begrijpt of functies weg gehaald worden die u fijn vind.

Populair



Overige berichten

Nieuwsbrief aanmelden

* Verplichte velden

Een vrijblijvende offerte?

Heeft u vragen, wilt u een vrijblijvende offerte aanvragen of bent u op zoek naar vrijblijvend advies voor uw website en/of drukwerk? Dan kunt u te allen tijden contact met ons opnemen.
Timeless Design
Didamseweg 25c
7037 DJ (Loer)beek
Gemeente Montferland
T.A.V. Frank van der Heijden
Tel: 0316 - 2000 16
Mobiel 06 53541887
E-mail: info@timelessdesign.nl
naar
boven
Copyright © Timeless Design 2014 | Alle rechten voorbehouden   |   Privacy Verklaring   |   Cookie Verklaring